1、法人、股東出差外地或者國外不能到場公司的法人需要在所在地的公證處做一個公證文件，國內需要一個國內代理人提供公證。
2、法人、股東因不可抗拒的因素導致不能到場如果法人發生意外，需要派出所或者醫院等相應機構出具證明。
需要確立一個繼承人來辦理相關的業務。由繼承人來繼續辦理業務或者繼承相應的股份。法人以及股東是公司的重要組成部分，如果選擇辦理公證的方式，還會有額外的花費。建議公司的法人和股東在辦理工商業務的時候還是盡量本人到場。
公司注冊準備材料
1、公司法定代表人簽署的《公司設立登記申請書》；
2、全體股東簽署的公司章程；
3、法人股東資格證明或者自然人股東身份證及其復印件；
4、董事、監事和經理的任職文件及身份證復印件；
5、指定代表或委托代理人證明；
6、代理人身份證及其復印件；
7、住所使用證明。
注：住所使用證明材料的準備，分為以下三種情況：
（1）若是自己房產，需要房產證復印件，自己的身份證復印件；
（2）若是租房，需要房東簽字的房產證復印件，房東的身份證復印件，雙方簽字蓋章的租賃合同，和租金發票；
（3）若是租的某個公司名下的寫字樓，需要該公司加蓋公章的房產證復印件，該公司營業執照復印件，雙方簽字蓋章的租賃合同，還有租金發票。
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